Qué se puede migrar y qué no (la verdad)
Conviene saberlo antes de empezar, porque nadie te lo suele decir con claridad:
| Dato | Se migra |
|---|---|
| Fichas de pacientes (nombre, teléfono, DNI, dirección) | Sí, sin problema |
| Agenda y citas futuras | Sí |
| Facturación e histórico de cobros | Sí |
| Bonos y sesiones pendientes | Sí — y es lo que más duele perder, porque es dinero ya cobrado |
| Historia clínica | Depende del formato en que la entregue tu programa |
La historia clínica es la parte delicada. La mayoría de programas la exportan en PDF o en un formato propio, no en una tabla. Eso significa que se puede adjuntar al paciente y consultarla, pero no siempre convertirla en notas estructuradas con sus escalas. Desconfía de quien te prometa lo contrario sin haber visto de dónde vienes.
Qué pedir a tu proveedor actual
Un correo a su soporte pidiendo la exportación de: pacientes, agenda, facturación, bonos e historia clínica. En Excel o CSV siempre que sea posible.
Si se resisten, tienes la ley de tu lado. El artículo 20 del RGPD obliga a entregar los datos personales «en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica». Citar esa frase literal en el correo suele desbloquear cualquier negativa. No hace falta amenazar con nada.
El orden que evita los sustos
- Pide la exportación antes de dar de baja nada. Nunca al revés.
- Revisa lo que te han dado: cuenta los pacientes del fichero y compáralos con los que crees tener. Si faltan, reclama antes de seguir.
- Carga los datos en el programa nuevo mientras sigues trabajando con el viejo. Los dos a la vez unos días no pasa nada.
- Comprueba con casos reales: busca cinco pacientes que conozcas y mira que estén sus teléfonos, sus bonos y sus citas.
- Elige el día del cambio: un lunes con la agenda ligera, nunca un viernes ni antes de vacaciones.
- Guarda la exportación original en un disco aparte. Aunque todo salga bien, es tu red de seguridad.
Cuánto se tarda de verdad
Con el fichero en la mano, cargar pacientes, agenda y facturación es cuestión de horas, no de días. Lo que alarga el proceso casi siempre es conseguir la exportación del proveedor antiguo: ahí puede haber días de espera. Por eso el primer paso es pedirla cuanto antes, aunque no tengas decidido el cambio.
Señales de que un proveedor te lo va a poner difícil
- No documenta en ninguna parte cómo exportar tus datos.
- Te ofrece la exportación solo como servicio de pago.
- Te da la historia clínica en capturas de pantalla o en un formato que solo abre su programa.
- Exige un preaviso largo para darte de baja y no permite descargar nada después.
Ninguna de esas prácticas es legal frente al artículo 20 del RGPD, pero conviene saberlas antes de firmar con nadie, no después.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cerrar la clínica durante la migración?
No. Lo correcto es cargar los datos en el programa nuevo mientras sigues usando el viejo, y cambiar cuando ya lo ves funcionando.
¿Y si mi programa antiguo no exporta la historia clínica?
Pídela citando el artículo 20 del RGPD. Si aun así solo la dan en PDF, se puede adjuntar a cada paciente para consultarla, aunque no quede estructurada.
¿Se pueden migrar los bonos con las sesiones que quedan?
Sí, siempre que el programa antiguo los exporte. Es de lo primero que conviene comprobar, porque son sesiones ya pagadas por el paciente.
¿Qué pasa con las facturas antiguas?
Se migran como histórico. Las facturas ya emitidas no se modifican: se conservan tal cual para tu contabilidad.